Časová razítka IV. – cena elektronické dokumentace

Kolik mě to bude stát a kolik budu potřebovat časových razítek na dokument, který musím uchovat například 15 let? Kvalifikované časové razítko za 30 haléřů? Porovnání nákladů na papírovou dokumentaci a elektronickou dokumentaci. Kvalitní elektronická dokumentace – vize, nebo realita?

Kolik mě to bude stát, kolik budu potřebovat časových razítek na dokument, který musím uchovat například 15 let?

 

Výpočet na 1 dokument je jednoduchý – při použití kvalifikovaných časových razítek vydávaných českými autoritami (I.CA, PostSignum, eIdentity) jsou to 3 QTS / 15 let. Tedy 1 dokument by při cenách, které nabízí koncovým uživatelům za QTS tyto autority (1,50 Kč / QTS), stál za 15 let cca 4,50 Kč.

 

Běžný ambulantní lékař vytvoří za měsíc cca 800 dokumentů (vyšetření pacientů), za rok je to pak cca 9 600 dokumentů. Jednoduchým výpočtem zjistíme, že při stávajících cenách, pokud by lékař všech 9 600 dokumentů musel v archivu držet 15 let, by ho tato hromádka dokumentů stála na časových razítkách astronomickou částku 43 200,00 Kč (vzal jsem cenu časového razítka 1,50 Kč)!

 

Co kdyby byla kvalifikovaná časová razítka za pouhých 0,30 Kč? Pak by Vás 1 dokument stál za 15 let pouhých 0,90 Kč. A 9 600 dokumentů vytvořených v jednom roce by stálo první rok 2 880,00 Kč (a s výhledem na 15 let by to bylo 8 640,00 Kč). To už je mnohem přijatelnější cena, přičemž dá se předpokládat, že:

  • cena časových razítek bude klesat (v závislosti na objemu QTS požadovaných lékaři používajícími elektronickou dokumentaci)
  • ne všechny dokumenty se musí udržovat v systému tak dlouho – ambulantní systém Vám zajistí podporu skartace dokumentů dle Vyhlášky o zdravotnické dokumentaci 98/2012, což určitě ve velké míře sníží počet dokumentů, které bude muset uživatel (lékař) udržovat
  • do budoucna je možné uvažovat i o dalších krocích, které by mohly snížit z dlouhodobého hlediska počet potřebných časových razítek na udržování elektronické dokumentace v potřebném (platném) stavu – například slučovat dokumenty do "balíčků" (ideálně po pacientech, aby bylo později možné splnit skartační podmínky) a dávat následné časové razítko na takové balíčky. U dokumentů, které již nejsou aktivně používány (třeba starší 5 let), to může být rozumný kompromis šetřící významně počet následných časových razítek.

 

Naše společnost vyhodnotila používání časových razítek jako velmi potřebné pro elektronizaci dokumentace. Časová razítka snižují rizika spjatá s používáním elektronické dokumentace a zvyšují možnosti využití elektronické dokumentace. Jak jsem psal výše – česká legislativa použití časových razítek přímo nevynucuje, ale v konečném důsledku jsou pro vybrané případy použití elektronické dokumentace časová razítka nevyhnutelná a pro ostatní případy pak více než užitečná. Z dlouhodobého pohledu, kdy význam sdílení a výměny zdravotnické dokumentace narůstá a narůstá tím i nutnost kontrolovat originalitu dokumentace, je kvalitní elektronická dokumentace nevyhnutelná.

 

 

 

 

 

 

 

Z toho důvodu je naše doporučení jednoznačné – vytvářejte elektronickou zdravotnickou dokumentaci včetně kvalifikovaných časových razítek.

 

 

 

 

 

 

 

 

Porovnání nákladů na papírovou dokumentaci a elektronickou dokumentaci

Papírová dokumentace: 

Papír

0,25 Kč

za 0,20 je nejlevnější, co se dá koupit, a ve velkém balíku 2 500 ks

Toner

0,55 Kč

vybrané kvalitní tiskárny (do levné tiskárny je to až 1,00 Kč!)

Tiskárna

5 000 Kč

 

Pořadač (kartotéka)

9 000 Kč

záleží na velikosti a počtu šuplíků – základní kartotéka https://www.kovovynabytek.cz/kartoteka-a4-kovova-kartoteka-bisley-ipcca13/pIPCCA13/ – 3 šuplíky 2 980 Kč – to by ale chtělo smontovat aspoň 3 vedle sebe -> 9 000 Kč

Pronájem plochy na pořadač

??

nájemné cca. 2 m2 pro šuplíky

 

 

Elektronická dokumentace: 

kvalifikované časové razítko (QTS)

0,30 Kč

Nutné 1x hned na začátku, po každých cca 5 letech nutno obnovovat (dělat nové).

  • Rozpracován návrh následného "balíčkování" po pacientech – každých 5 let 1 balíček dokumentace jednoho pacienta (pokud nějaká vznikne).
  • Cena výhledově může klesnout na 0,20 Kč, navíc je zde pořád možnost použít

Náklady na dokumentu za 15 let se tak mohou pohybovat od 0,50 Kč (při následném balíčkování) – do 0,90 Kč

srovnávat s náklady na papír a toner)

Kvalifikovaný certifikát

400 Kč

PostSignum, I.CA chce 500 Kč

Modul eParafa

6 900 Kč

Druhá a další licence jsou za 4 900 Kč, roční podpora činí 2 520 Kč (první licence) a 1 740 Kč (druhá a další licence)

Náklady na úložiště

??

lokální disky, popřípadě služby hostingu?

 

 

Pro ilustraci ceny tonery a tiskáren (zdroj MALL.CZ): 

Tiskárna

Cena

Toner

Cena toneru

Počet stránek

Pozn

Cena / stránku

HP LaserJet P2035 (CE461A)

4 499 Kč

HP CE505A, černý

2 235 Kč

2300

při 5% pokrytí

0,9717 Kč

HP LaserJet Pro 400 MFP M426dw (F6W13A)

8 099 Kč

HP toner č.26X, černý (CF226X)

4 821 Kč

9000

dle normy ISO/IEC 24711

0,5357 Kč

HP LaserJet Pro MFP M130a (G3Q57A)

2 699 Kč

HP 17A černý toner (CF217A)

1 605 Kč

1600

 

1,0031 Kč

Samsung SL-M2875FD (SS352B)

5 701 Kč

Samsung toner MLT-D116S

1 139 Kč

1200

 

0,9492 Kč

Samsung SL-M2835DW (SS346A)

3 319 Kč

Samsung toner MLT-D116L/ELS, černý (SU828A)

1 729 Kč

3000

 

0,5763 Kč

 

 

 

 

 

 

Už ne vize, ale reálný cíl je naše snaha přinést lékařům kvalitní elektronickou dokumentaci se všemi výhodami této formy dokumentace (větší možnost sdílení, snazší zabezpečení a řízení přístupu atd.) v ceně srovnatelné či nižší než papírová dokumentace.

Naším cílem je udržet celkové náklady na časová razítka, která potřebuje lékař pro svou praxi, na rozumné míře, a to i z dlouhodobého pohledu. Tedy i v době, až bude potřeba všechny dokumenty, kterým bude končit platnost prvního časového razítka, znovu opatřit razítkem. Cena časových razítek by měla být srovnatelná (spíše nižší) než cena papíru a toneru!

 

 

Další články na téma časová razítka:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jak se Vám líbil článek?

Celkové hodnocení: 4.4/5

4 komentáře

  • Rád bych se zeptal, je tedy na trhu autorita, která by poskytovala razítka alespoň blížící se těm 30 halířům?
    A za druhé - hlídá nějak sama eParafa to, že u dokumentu končí platnost časového razítka a je třeba jej podepsat razítkem novým?

    Děkuji.
  • Dobrý den,
    AD1 - ANO - minulý rok jsme se rozhodli, že se pokusíme našim zákazníkům zprostředkovat časová razítka co nejlevněji a tak jsme začali poptávat jednotlivé certifikační autority, které poskytují kvalifikovaná časová razítka dle požadavků eIDAS. Zabrousili jsme v rámci EU i mimo ČR, nicméně nakonec jsme se rozhodli pro spolupráci s českou autoritou eIdentity. Díky tomuto výběrovému řízení a hromadnému nákupu kvalifikovaných časových razítek jsme zajistili cenu časových razítek takovou, abychom byli schopni je prodávat koncovým zákazníkům za cenu kolem 0,30 Kč (bez DPH).
    Pro zjednodušení jsme se na začátku rozhodli pro prodej časových razítek v tzv. balíčku na lékaře - tedy jeden lékař s eParafou, který bude chtít používat časová razítka na svou dokumentaci bude platit paušál. Předpokládaná cena paušálu je 2280 Kč/rok (tedy 190 Kč/měsíc). U prvních (pilotních) zákazníků bychom chtěli nákup časových razítek přes náš zprostředkující server spustit v druhé půlce února. Více informací poskytnu v dalším článku v rámci tohoto seriálu, někdy na přelomu ledna a února.
    AD2 - Zatím ne, ale v rámci nového úložiště PDF souborů, které jsme k eParafě začali implementovat koncem minulého roku je plánováno během tohoto roku dodělat i takovouto funkcionalitu, která bude hlídat konec platnosti časových razítek na dokumentech a před koncem platnosti časového razítka opatří dokument razítkem novým.


    • Dobrý den,
      děkuji za rozsáhlou odpověď. Při malém množství zápisů, které provádím, bych osobně preferoval možnost nákupu balíku jednotlivých razítek, nikoliv paušálu, ale do cenové politiky Vám mluvit nemůžu.
      V tuto chvíli požívám certifikát Komerční banky. Proto bych se Vás chtěl zeptat ještě na to, nakolik patří certifikáty subjektů, jako je Komerční banka, mezi certifikáty důvěryhodné. Když jsem se pokoušel ověřit dokument ze skladu eParady pomocí Adobe Readeru, dostal jsem hlášení o možné nedůvěryhodnosti.
      V rámci dekurzu je možnost podepisovat záznamy certifikátem, případně přidat i časové razítko. Přestože jsem zatím žádná časová razítka nenakoupil a mám zaveden pouze zmíněný certifikát KB, po kliknutí na možnost podepsat i s přidáním časového razítka se neobjeví žádné varování ani chybová hláška. Vše se jeví, jako by k podpisu vč. čas. razítka došlo. Jak tomu rozumět?
      Děkuji.
    • Ad "nákup časových razítek" - ANO, uvědomuju si, že značná část zákazníků bude preferovat nákup časových razítek dle reálné spotřeby. Do budoucna (doufám, že se to podaří během letoška) chceme nákup časových razítek umožnit i formou "předplaceného kreditu", ze kterého se postupně bude odečítat spotřeba. Zatím to ale není možné.
      Ad "certifikát od KB" - certifikát od KB není vhodný pro podpis zdravotnické dokumentace. Vhodnější je použití "kvalifikovaného certifikátu", který poskytuje kterákoliv z certifikačních autorit - I.CA, PostSignum nebo eIdentity. Jedná se o stejný certifikát, jako je vyžadován pro podpis elektronické preskripce. Elektronický podpis vytvořený na základě kvalifikovaného certifikátu je pak akceptovatelný / důvěryhodný pro různé úřady, se kterými přijdete do styku... Každopádně, pokud si otevíráte dokument z eParafy v Adobe Readeru, je nutné, aby byl v počítači instalován mezi "Důvěryhodnými kořenovými certifikáty autorit" i odpovídající kořenový certifikát autority. Ve Vašem případě kořenový certifikát Komerční banky.
      Ad "Časová razítka" v eParafě - v nastavení eParafy je aktuálně přednastaveno použití časových razítek od firmy TrustPort - tato společnost poskytuje časová razítka zdarma, ale nejedná se o "kvalifikovaná časová razítka". Pokud tedy zvolíte "Podepsat a přidat časové razítko" -> pak se přidá razítko od této autority. Je to lépe něž nic, ale pro úřady to není důvěryhodné.
      Každopádně naší velkou snahou bude během letošního roku edukovat lékaře v oblasti elektronické dokumentace - budeme se snažit je vést směrem k "best practices" - tedy k používání kvalifikovaných certifikátů a kvalifikovaných časových razítek atd.

Pro zobrazení nebo přidání komentářů se přihlaste nebo zaregistrujte.