Kolik mě to bude stát, kolik budu potřebovat časových razítek na dokument, který musím uchovat například 15 let?
Výpočet na 1 dokument je jednoduchý – při použití kvalifikovaných časových razítek vydávaných českými autoritami (I.CA, PostSignum, eIdentity) jsou to 3 QTS / 15 let. Tedy 1 dokument by při cenách, které nabízí koncovým uživatelům za QTS tyto autority (1,50 Kč / QTS), stál za 15 let cca 4,50 Kč.
Běžný ambulantní lékař vytvoří za měsíc cca 800 dokumentů (vyšetření pacientů), za rok je to pak cca 9 600 dokumentů. Jednoduchým výpočtem zjistíme, že při stávajících cenách, pokud by lékař všech 9 600 dokumentů musel v archivu držet 15 let, by ho tato hromádka dokumentů stála na časových razítkách astronomickou částku 43 200,00 Kč (vzal jsem cenu časového razítka 1,50 Kč)!
Co kdyby byla kvalifikovaná časová razítka za pouhých 0,30 Kč? Pak by Vás 1 dokument stál za 15 let pouhých 0,90 Kč. A 9 600 dokumentů vytvořených v jednom roce by stálo první rok 2 880,00 Kč (a s výhledem na 15 let by to bylo 8 640,00 Kč). To už je mnohem přijatelnější cena, přičemž dá se předpokládat, že:
- cena časových razítek bude klesat (v závislosti na objemu QTS požadovaných lékaři používajícími elektronickou dokumentaci)
- ne všechny dokumenty se musí udržovat v systému tak dlouho – ambulantní systém Vám zajistí podporu skartace dokumentů dle Vyhlášky o zdravotnické dokumentaci 98/2012, což určitě ve velké míře sníží počet dokumentů, které bude muset uživatel (lékař) udržovat
- do budoucna je možné uvažovat i o dalších krocích, které by mohly snížit z dlouhodobého hlediska počet potřebných časových razítek na udržování elektronické dokumentace v potřebném (platném) stavu – například slučovat dokumenty do "balíčků" (ideálně po pacientech, aby bylo později možné splnit skartační podmínky) a dávat následné časové razítko na takové balíčky. U dokumentů, které již nejsou aktivně používány (třeba starší 5 let), to může být rozumný kompromis šetřící významně počet následných časových razítek.
Naše společnost vyhodnotila používání časových razítek jako velmi potřebné pro elektronizaci dokumentace. Časová razítka snižují rizika spjatá s používáním elektronické dokumentace a zvyšují možnosti využití elektronické dokumentace. Jak jsem psal výše – česká legislativa použití časových razítek přímo nevynucuje, ale v konečném důsledku jsou pro vybrané případy použití elektronické dokumentace časová razítka nevyhnutelná a pro ostatní případy pak více než užitečná. Z dlouhodobého pohledu, kdy význam sdílení a výměny zdravotnické dokumentace narůstá a narůstá tím i nutnost kontrolovat originalitu dokumentace, je kvalitní elektronická dokumentace nevyhnutelná.
Z toho důvodu je naše doporučení jednoznačné – vytvářejte elektronickou zdravotnickou dokumentaci včetně kvalifikovaných časových razítek.
Porovnání nákladů na papírovou dokumentaci a elektronickou dokumentaci
Papírová dokumentace:
Papír | 0,25 Kč | za 0,20 je nejlevnější, co se dá koupit, a ve velkém balíku 2 500 ks |
Toner | 0,55 Kč | vybrané kvalitní tiskárny (do levné tiskárny je to až 1,00 Kč!) |
Tiskárna | 5 000 Kč |
|
Pořadač (kartotéka) | 9 000 Kč | záleží na velikosti a počtu šuplíků – základní kartotéka https://www.kovovynabytek.cz/kartoteka-a4-kovova-kartoteka-bisley-ipcca13/pIPCCA13/ – 3 šuplíky 2 980 Kč – to by ale chtělo smontovat aspoň 3 vedle sebe -> 9 000 Kč |
Pronájem plochy na pořadač | ?? | nájemné cca. 2 m2 pro šuplíky |
Elektronická dokumentace:
kvalifikované časové razítko (QTS) | 0,30 Kč | Nutné 1x hned na začátku, po každých cca 5 letech nutno obnovovat (dělat nové).
Náklady na dokumentu za 15 let se tak mohou pohybovat od 0,50 Kč (při následném balíčkování) – do 0,90 Kč srovnávat s náklady na papír a toner) |
Kvalifikovaný certifikát | 400 Kč | PostSignum, I.CA chce 500 Kč |
Modul eParafa | 6 900 Kč | Druhá a další licence jsou za 4 900 Kč, roční podpora činí 2 520 Kč (první licence) a 1 740 Kč (druhá a další licence) |
Náklady na úložiště | ?? | lokální disky, popřípadě služby hostingu? |
Pro ilustraci ceny tonery a tiskáren (zdroj MALL.CZ):
Tiskárna | Cena | Toner | Cena toneru | Počet stránek | Pozn | Cena / stránku |
HP LaserJet P2035 (CE461A) | 4 499 Kč | HP CE505A, černý | 2 235 Kč | 2300 | při 5% pokrytí | 0,9717 Kč |
HP LaserJet Pro 400 MFP M426dw (F6W13A) | 8 099 Kč | HP toner č.26X, černý (CF226X) | 4 821 Kč | 9000 | dle normy ISO/IEC 24711 | 0,5357 Kč |
HP LaserJet Pro MFP M130a (G3Q57A) | 2 699 Kč | HP 17A černý toner (CF217A) | 1 605 Kč | 1600 |
| 1,0031 Kč |
Samsung SL-M2875FD (SS352B) | 5 701 Kč | Samsung toner MLT-D116S | 1 139 Kč | 1200 |
| 0,9492 Kč |
Samsung SL-M2835DW (SS346A) | 3 319 Kč | Samsung toner MLT-D116L/ELS, černý (SU828A) | 1 729 Kč | 3000 |
| 0,5763 Kč |
Už ne vize, ale reálný cíl je naše snaha přinést lékařům kvalitní elektronickou dokumentaci se všemi výhodami této formy dokumentace (větší možnost sdílení, snazší zabezpečení a řízení přístupu atd.) v ceně srovnatelné či nižší než papírová dokumentace.
Naším cílem je udržet celkové náklady na časová razítka, která potřebuje lékař pro svou praxi, na rozumné míře, a to i z dlouhodobého pohledu. Tedy i v době, až bude potřeba všechny dokumenty, kterým bude končit platnost prvního časového razítka, znovu opatřit razítkem. Cena časových razítek by měla být srovnatelná (spíše nižší) než cena papíru a toneru!
Další články na téma časová razítka:
- Časová razítka I. – vše, co potřebujete vědět o časových razítkách
- Časová razítka II. – platnost elektronicky podepsaných dokumentů
- Časová razítka III. – časová razítka a legislativa
- Časová razítka IV. – cena elektronické dokumentace
- Časová razítka V. – praktický dopad časových razítek na možnost autorizované konverze (CzechPOINT)
- Časová razítka VI - kvalifikovaná časová razítka od CGM dostupná ve všech ambulantních systémech