V souvislosti s některými dodatky smluv s pojišťovnami se zvedl zájem o informace k registracím pacientů a následným dávkám registračních listů.

Každé zdravotnické zařízení registrující pacienty musí na konci měsíce (nebo období, za které vytváříte dávky) s běžnou dávkou "za peníze" (typ 81) posílat i dávku registračních listů. Jedná se o "speciální" dávku (typ 80), ve které jsou uvedeni všichni registrovaní pacienti nebo zpravidla přírůstek od posledního vytvoření této dávky. Tento typ "registrační" dávky se vytváří také pro každou ZP.

Zde je nutné vyvrátit častý omyl, kdy někteří lékaři věří, že vykázáním kódu se automaticky provede i registrace – např. kódem 00900 nebo některým z kódů preventivních prohlídek (00901, 00902 nebo 00946, 00947). Není tomu tak a má to své logické důvody. Např. tyto kódy mají svá frekvenční omezení, která jsou delší než zákonná lhůta pacienta pro možnost změnit ošetřujícího lékaře (může dojít ke změně po 3 měsících).

Jak zaregistrovat pacienta?

Způsob se liší podle toho, zda pacienta nově zakládáte, nebo je již historicky v kartotéce uložen.

1. Nový pacient – Při zadávání nového pacienta věnujte pozornost sekci Registrační údaje. Pokud ponecháte aktivní volbu (o) Náš pacient, při odeslání dávky registračních listů se tento registrační list automaticky zařadí do dávky. Po založení pacienta se nabídne tisk registračního listu. Je-li pacient Cizí, překlikněte volbu a můžete doplnit nepovinné údaje.
   Tip: Můžete změnit výchozí chování programu pod tlačítkem [Nastavení]. Zde lze vypnout tisk registračního listu nebo nové pacienty můžete ve výchozím stavu označovat jako cizí.

   

2. Existující pacient – Je-li již pacient v kartotéce zavedený a chcete registraci obnovit, můžete použít menu Zařaď do > Mých pacientů. To vytvoří s uvedeným datem novou registraci.
   
   Pozor! Pokud je pacient v archivu (vyřazený), jeho registrace se do dávky nezařadí. Vyřazené pacienty při nové registraci tedy musíte i zařadit zpět do evidence (menu Zařaď do > Zpět do evidence).
   Pomocí stejného menu Zařaď do tedy můžete vyřadit nebo přeřadit do cizích pacientů.

V případě, že v osobních údajích pacientovi provedete změnu zdravotní pojišťovny, tak bude automaticky zařazen do následující dávky registračních listů k této nové pojišťovně.

Co určitě udělat před vytvořením dávky registračních listů?

Pokud jste dávky 80 nikdy nedělali nebo naposledy před dlouhou dobou, doporučujeme kartotéku "pročistit". Velmi pravděpodobně se Vám za ty roky mohlo stát, že jste omylem zařadili do "Mých pacientů" i pacienta cizího. Pokud odešlete registrační dávku, pacienta od jeho ošetřujícího lékaře přeregistrujete k sobě a daný lékař bude muset registraci obnovit. Proto buďte prosím ke svým kolegům ohleduplní, navzájem si můžete ušetřit spoustu zbytečné práce.

Jak odhalit potenciálně problémové registrace?

K tomu nám pomůžou standardní funkce v kartotéce. Použijeme pouze jednoduché filtrování a řazení. V zásadě jsou 2 skupiny pacientů, které nechcete odeslat v registrační dávce. Chybně zařazení cizí pacienti do mých pacientů a ti, kteří již několik let ordinaci nenavštívili (mohou být přestěhovaní, zesnulí atd.)

Chybně zařazení cizí pacienti

V kartotéce si zobrazte jen skupinu Moji pacienti (menu Zobraz > Mé pacienty). Pro seřazení kartotéky využijeme sloupec "Poslední prevence". Pokud najdete pacienty, kteří nikdy neměli vykázanou preventivní prohlídku, můžete je zařadit do Cizích. Tato operace lze udělat i hromadně, můžete např. označit 100 pacientů zároveň a přeřadit je pomocí menu Zařaď do > Cizích pacientů.
Poznámka: Kvůli rychlosti nedoporučujeme dělat hromadné akce nad více než 100 pacientů.

Zobrazit zpět všechny pacienty si můžete pomocí menu Zobraz > Všechny pacienty. A nezapomeňte si kartotéku seřadit zpět podle sloupce Příjmení Jméno případě Číslo pojištěnce.

Pacienti, kteří u Vás již několik let nebyli

Stejnými filtry můžeme najít pacienty, kteří u Vás již např. 10 let nebyli. Tyto pacienty můžete zařadit do vyřazených pacientů (menu Zařaď do > Vyřazených pacientů). Pokud se pacient náhle objeví, můžete jej zařadit zpět do evidence bez toho, aniž byste přišli o jakákoliv data. Tato operace je tedy bezpečná a vratná (na rozdíl od skartace pacienta).

Funkce Kontrola registračních listů

V menu Pacienti > Kontrola registračních listů můžete zkontrolovat všechny registrace, zda splňují všechny formální náležitosti. Pokud některý registrační list nesplňuje všechny náležitosti, nebude do dávky registračních listů zařazen!

Ze seznamu lze upravit osobní údaje pacienta a informace doplnit (povinné je jméno, příjmení, číslo pojištěnce). Pokud provozujete praxi delší dobu, pravděpodobně zde budete mít i pacienty, kteří mají vytvořenou registraci před 1. 1. 2010 a nemají od té doby žádnou návštěvu. Tyto registrační listy nebudou odeslány. Pokud se pacient dostaví a vytvoří se mu návštěva, automaticky se do dávky registrace zařadí (v tomto případě ale pro jistotu doporučujeme vytvořit nový registrační list – pokud by pacient mezitím chodil k jinému lékaři).

Jak vytvořit dávku registračních listů

Po doporučeném pročištění kartotéky můžete vytvořit samotnou dávku. Dávka se vytváří v menu Vykazování > Vytvoř dávku. V úvodním formuláři vyberte typ (o) Dávky registračních listů (80) a klikněte na tlačítko [Další]. Zde vyberte datum, ke kterému chcete registrační dávky vytvořit a klikněte na [Další].
V následujícím formuláři můžete ovlivnit:

• Zda chcete poslat všechny registrační listy, nebo jen nové. Volba [x] Pouze nové registrační listy (doposud neodeslané do ZP).
• Pro jaké ZP a IČP se mají dávky vytvořit (ikonou  odstraňte ty, které nechcete vytvořit).
• Tlačítkem [Zkontrolovat registrační listy pacientů] si můžete zobrazit formálně chybné registrace – viz. popis funkce v předchozí části.

Po nastavení klikněte na tlačítko [Dokončit]. Zobrazí se sumarizační formulář s rekapitulací zadaných údajů a kliknutím na tlačítko [Ano] se spustí samotné vytváření registračních dávek. Stejně jako u dávek "za peníze" se budou nabízet jednotlivé pojišťovny k odeslání. Pokud máte modul eDávky, nabídne se známý formulář na elektronické odeslání dávek. Pokud modul eDávky nepoužíváte, můžete dávky uložit na médium. Dávky registračních listů se zapisují do zvláštních adresářů (111_80, 201_80 atd.), nemusíte se tedy obávat, že si přepíšete dávky "za peníze". Po dokončení odeslání či exportu se standardně zobrazí seznam vytvořených dávek.

Poznámka: Pokud používáte export na diskety, musíte každou dávku registračních listů uložit na samostatnou disketu.

Podívejte se na krátký mluvený video návod:

Soubor s registrovanými pojištěnci od ZP

V této části článku se budeme věnovat možnosti, jak si jednodušeji udělat pořádek v kartotéce. Tato část tedy není povinná a pouze Vám může usnadnit práci.

Pojišťovny Vám v elektronické podobě můžou poskytnout soubor v datovém rozhraní, který obsahuje pacienty, které pojišťovna vede jako u Vás registrované.

Tento soubor program DENTIST+ umí zpracovat a porovnat stav s kartotékou. Nad porovnaným seznamem lze poté provádět hromadné operace.

Kde daný soubor získat?

Zde uvedené postupy jsou platné k datu vystavení článku. V případě dotazů kontaktujte přímo dané pojišťovny.

Pojišťovna 111

1. Přihlaste se na VZP Point.
2. Vyberte z levého menu [Nové podání].
3. Klikněte na záložku /Ručně zvolit podání/ a vyberte volbu Seznam registrovaných pojištěnců kde dni. Potvrďte tlačítkem [Vyplit formulář].
4. V dalším formuláři vyberte formát výstupu [Datové rozhraní]. Potvrďte tlačítkem [Uložit podání] a poté [Odeslat podání].
5. Pojišťovna musí Váš požadavek zpracovat, může to několik dní trvat.
6. Soubor se po zpracování zobrazí jako podání Seznam registrovaných pojištěnců. V pravém dolním rohu je soubor možné stáhnout.

Pojišťovna 205

1. Přihlaste se na portál 205 – https://portal.cpzp.cz/app/.
2. V menu Poskytovatelé zdr. služeb vyberte Prohlížení klientely.
3. Soubor je k dispozici pod odkazem Seznam registrovaných pojištěnců ve formátu podle datového rozhraní VZP.

Pojišťovna 211

1. Přihlaste se na portál 211 – https://eforms.zpmvcr.cz/eforms/ekomunikace?cmp=z-alfa.
   1. Poznámka: Přístupové údaje (Pin/Heslo) máte uloženy v modulu eDávky
2. Vyberte menu Smluvní zdravotnické zařízení a v podmenu Registrovaní pojištěnci.
3. Nastavte podmínky výběru a klikněte na tlačítko [Vyhledat].
4. Ve spodní části stránky je tlačítkem [Uložit platné registrace] možné soubor stáhnout.

Ostatní ZP

1. Přihlaste se na portál https://www.portalzp.cz/ a vyberte danou ZP.
2. V horním menu stiskněte Pro lékaře/PSZ a vyberte menu Výpis pojištěnců v registraci (v kapitaci).
3. Na stránce klikněte na odkaz Výpis pojištěnců v registraci.
4. Zvolte Typ "Soubor dle datového rozhraní" a poté Podepsat a zapsat.
5. Pojišťovna musí Váš požadavek zpracovat, může to trvat několik dní. Pravděpodobně Vás upozorní e-mailem o zpracování.
6. Soubor poté naleznete ve schránce (po přihlášení klikněte na odkaz Přehled zpráv ve schránkách).
7. Zpráva se jmenuje "Výpis registrovaných pacientů" a z ní si můžete stáhnout soubor přílohy s pacienty.

Soubory mám, co dál?

Stažené soubory můžete naimportovat do programu pomocí menu Pacienti > Import registrovaných pacientů ZP.

Ikonou  můžete daný soubor naimportovat. Automaticky proběhne porovnání s kartotékou a poté nad seznamem můžete pracovat. Velmi užitečná může být funkce Jiné > Hromadné řešení konfliktů. Zde nad celým výsledkem kontroly můžete podle daného typu konfliktu zvolit nejlepší řešení.

1. Pojištěnec není v kartotéce – Pacient není v kartotéce. Pokud se jedná o Vašeho pacienta, můžete ho do programu přidat ikonou osobních údajů nebo funkcí Hromadné řešení problémů.
2. Pojištěnec není v souboru – Pacient je registrovaný u této pojišťovny, ale v souboru pojišťovny se nenachází. Možné důvody jsou např. změnil pojišťovnu, přeregistroval se, umřel nebo registrace neproběhla v pořádku.
3. Neshoduje se zdravotní pojišťovna s datem v souboru – Pacient má v osobních údajích k datu platnou jinou ZP, než jaká je uvedena v souboru.
4. Neshoduje se zdravotní pojišťovna s dnešním datem – Pacient má v osobních údajích k dnešnímu datu platnou jinou ZP, než jaká je uvedena v souboru od ZP.
5. Neshoduje se IČP s datem v souboru – Pacient má v osobních údajích k datu kontroly vyplněného jiného ošetřujícího lékaře, než jaký je uveden v souboru.
6. Neshoduje se IČP s dnešním datem – Pacient má v osobních údajích k dnešnímu datu vyplněného jiného ošetřujícího lékaře, než jaký je uveden v souboru. 

Po vyřešení konfliktů doporučujeme seznam smazat a pokračovat souborem další pojišťovny.

Pro automatickou kontrolu správnosti registrace před ošetřením pacienta použijte modul eKontrol - více informací najdete zde: eKontrol - online kontrola registrace pacientů nově i pro stomatology a gynekology
 

Byl Vám tento článek užitečný, pomohl Vám objasnit problematiku? Prosím ohodnoťte nebo doplňte komentář. Budeme rádi za Vaši zpětnou vazbu.

Autor: Petr Graubner, Václav Čermák