Kniha objednávek – 3. díl – Základní a pokročilá nastavení pracovní doby

Vítáme Vás u dalšího dílu seriálu Knihy objednávek. V předchozím díle jsme se věnovali objednávkám pacientů a jejich úpravám. Dnes se podíváme na nastavení pracovní doby, pomocí níž lépe uvidíte, kam a na jaké činnosti objednávat pacienty. Každý den si můžete nastavit jinou ordinační dobu (sudé, liché týdny) včetně nejrůznějších výjimek, např. v období prázdnin.

Provedeme Vás kalendářem

Představujeme Vám Knihu objednávek v praxi. Přehledné video Vám nabízí všechny dostupné funkce a vychytávky kalendáře. Postupně, pomalu a v jednotlivých krocích Vám ukážeme, jak kalendář ovládat. Video si můžete pustit kdykoliv znovu. Pokud si nevíte rady a dáváte přednost vzdálené pomoci na telefonu, jsme tu samozřejmě pro Vás. Obraťte se na nás a se vším Vám velice rádi pomůžeme. Kontakty naleznete na konci článku.

 

Kalendáře

Začneme tím nejjednodušším, přesto důležitým, a to nastavením zobrazovaných kalendářů. Nabídku najdete vlevo dole pod ozubeným kolečkem a volbou Kalendáře. Zde si můžete nastavit více kalendářů, které budete chtít na základní obrazovce vidět. Je možné si vytvořit nové kalendáře – například Křeslo 1, křeslo 2, křeslo 3, nebo Ordinace červená, zelená atp.

Kalendáře můžete mít skryté a otevírat je pouze v případech nahlédnutí nebo jich zobrazovat více najednou už při spuštění hlavní obrazovky Knihy objednávek. Kalendář si zobrazíte tak, že jej vyberete, kliknete na tlačítko Upravit a zakliknete Aktivní kalendář a potvrdíte tlačítkem Uložit. Kliknutím na připínáček můžete kalendář zobrazit nebo skrýt. Nastavení pohledu a rozložení kalendáře si můžete změnit vpravo nahoře pomocí symbolů.

EB_Pracovni_Doba_Kalendar_2020-08.03_1

 

Pracovní doba a činnosti

Nastavení pracovní doby se provádí v Knize objednávek vlevo dole tlačítkem ozubeného kolečka a vybráním možnosti Pracovní doba.

EB_Menu_Nastaveni

 

Činnosti

Činnosti jsou z pohledu Knihy objednávek zpřesněním důvodu návštěvy nebo akce, které se budou na dané návštěvě vykonávat – např. Preventivní prohlídka, Odběr krve, RTG atp. Každá činnost může být odlišená názvem, barvou a také délkou trvání. Zároveň k jednotlivým segmentům pracovní doby mohou být přiřazeny činnosti, které se v daný blok mohou vykonávat.

Činnosti se nastaví zpravidla jen jednou a pak už je pouze využíváme. 

Tlačítky s názvy Nová, Upravit, Zrušit zaznamenáváte následující:

  • Nová – vytváříte novou činnost. Vpravo pak zadáte název činnosti a doporučený čas trvání, jak dlouho se daná činnost provádí. Pokud máte více lékařů a víte, že například kontrolu dělají všichni 20 minut, ale lékař Pilulka je rychlý a stíhá ji za 15 minut, použijete pole Vlastní trvání. To nastavíte pod přihlášením onoho rychlejšího lékaře a následně, když budete stejnou činnost objednávat do kalendáře, tomuto lékaři se bude zobrazovat čas 15 minut, pro ostatní lékaře 20 minut.
  • Upravit – upravujete stávající.
  • Zrušit – danou činnost odstraníte.

V poli Kategorie si můžete k jednotlivým činnostem přiřadit barvu pro lepší orientaci.
 

EB_Pracovni_Doba_Cinnosti_2020-08.03_1

Pro online objednávání pacientů slouží CGM LIFE eSERVICES. Budeme Vám jej představovat v některém z dalších dílů. Pro aktivaci zakliknete CGM LIFE eSERVICES. Činnosti si můžete pojmenovat dle přání a potřeb Vašich pacientů, kteří se k Vám objednávají přes Vaše stránky.

Pole Aktivní pro událost je pro případy, kdy máte např. každé úterý dopoledne naplánovanou poradu. Do této doby nebudete moci nikoho objednat. Poslední pole je určené pro Vaši poznámku. Činnost uložíte tlačítkem Uložit.

Pracovní doba

Slouží k nastavení zobrazení ordinační doby v Knize objednávek, kdy každý kalendář může mít vlastní individuální definici této pracovní doby. Konfigurace pracovní doby není nutná, ovšem obsluze systému značně usnadňuje práci. Výhodou je vyhledávání nejbližších volných termínů na základě požadovaných činností.

Pracovní doba podporuje následující funkce:

  • Rozdělní dne na sudý/lichý
  • Definici Časových segmentů
  • Definování činností v pracovním segmentu
  • Úprava pracovních segmentů 
  • Podpora kopírování a přesouvání segmentů v pracovní době (CTRL+C/V)
  • Jednorázové či týdenní výjimky (např. dovolená, školení atp.)
  • Změny definice od určitého data

Nastavení pracovní doby se provádí na záložce Pracovní doba, která se dělí na lékaře, časovou osu a segmenty pracovní doby. Pokud pracujete na sudé/liché týdny, do kalendáře klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Rozdělit na sudý a lichý.
 

EB_prac_doba_1

 

Jak na vytvoření jednotlivých segmentů

Pro změny pracovní doby je potřeba nejprve kliknout na tlačítko Upravit.

EB_prac_doba_1_1

Tlačítkem Plus nebo dvojklikem myší na začátek pracovní doby se nám otevře nové zadání pracovního segmentu. Zde si nastavíte typ segmentu a čas Vaší pracovní doby viz předcházející ilustrační obrázky.

Segmenty se dělí na:

  • časový – každá objednávka začíná a končí nastaveným časem
  • volný – do tohoto segmentu není možné objednat pacienta na konkrétní čas, používá se například pro krevní odběry, kdy nezáleží na tom, kdy se pacient v daném časovém rozmezí dostaví
  • webový segment – používá se pro internetové objednávky prostřednictvím služby CGM LIFE eSERVICES
  • blokovaný – slouží například pro nepřítomnost lékaře
Tip: Pokud máte během dne pauzu na oběd třeba od 12:00 do 13:00hod, uděláte si časové segmenty dva. Jeden od rána do 12hod, druhý od 13hod do konce pracovní doby.

 

Do každého segmentu si vždy zadáte, jaké činnosti v určitou dobu budete provádět.
Časový segment lze označit nabízenou barvou. Používá se například k rozdělení činností pracovní doby. Je vhodný pro více lékařů (jeden má časy červené, druhý zelené a třetí modré). V oknech činností si nastavujete aktivní činnosti pro daný segment dvojklikem myší nebo šipkami mezi okny činnosti. Například odběry jen do 10hod nebo těhotenské prohlídky ve středu a čtvrtek od 12hod do 16hod. Nakonec stačí segment pracovní doby uložit tlačítkem Uložit.

V případě, že máte každý den stejnou pracovní dobu, určitě se Vám bude hodit možnost kopírování. Tu provedete jednoduše - buď klávesovou zkratkou CTRL+C, nebo pravým tlačítkem myši na část pracovní doby a volbu kopírovat. Vkládání kopírované pracovní doby uděláte kliknutím na vybraný čas a kliknete na tlačítko enter nebo klávesovou zkratkou CTRL+V.

Pro přesun pracovní doby můžete využít klávesovou zkratku CTRL+X nebo pravé tlačítko myši a Přesunout a následné vložení provedete kliknutím na vybraný čas a Klávesovou zkratkou CTRL+V nebo Enterem.

Smazání určitého segmentu pracovní doby provedete klávesou Delete nebo pravým tlačítkem myši
a volbou Smazat. Pokud budete chtít vymazat všechny segmenty pracovní doby, kliknete si na tlačítko Smazat definici. A pak můžete začít od nuly.

Tip: Kniha objednávek podporuje mnoho nastavení. Nastavení, která se vztahují k pracovní době, naleznete v Nastavení -> Oprávnění – kde můžete například snadno zakázat vytvářet objednávky mimo pracovní dobu nebo zakládání nových objednávek v termínu, kde se už nějaká objednávka nachází, a mnoho dalšího.

 

Tip:  Definice pracovní doby pro jiného lékaře

Pomocí šipky můžete vybrat lékaře, kterému budete chtít pracovní dobu upravit. Následně pokračujete stejně, jako jsme si ukazovali výše. Nezapomeňte nejprve na tlačítko Upravit.

Časová osa

Důležitá pro lékaře, který si mění pracovní dobu např. přes prázdniny.
Lze ji rozdělit na více úseků. To bude potřeba právě u zmíněného prázdninového režimu. Pro ten si musíte vytvořit 3 úseky časové osy. Úsek před změnou, který je právě teď, úsek, kde se bude měnit pracovní doba v době prázdnin, a úsek pracovní doby po prázdninách, kde bude pracovní doba totožná s tou aktuální.

Časovou osu si rozdělíte na úseky tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na datum, odkdy bude probíhat změna, a vyberete možnost Nové pravidlo bez časového omezení. To samé uděláte na konci, odkdy už zase pracovní doba bude totožná, jako je teď. Zatím jsme pracovní dobu jako takovou neupravovali. Tímto Vám vzniknou 3 úseky. Vždy je nutné mít na paměti, že pracujete s tím úsekem, který je zvolený, tzn. zeleně zvýrazněný. To znamená, kliknete si levým tlačítkem myši na úsek, se kterým chcete pracovat, tedy na čas prázdnin. Úsek se zazelená a můžeme ho začít upravovat. Po dokončení úprav stačí kliknout na tlačítko Uložit nad pracovní dobou.

 

EB_Pracovni_Doba_Casova_Osa_2020-08.03

Dovolená

Poslední věc, kterou Vám dnes ještě ukážeme, je nastavení dovolené. Vlevo dole pod ozubeným kolečkem si vyberte možnost Dovolená. Otevře se Vám okno, kde si vlevo nahoře kliknete na tlačítko Nová. Tím se Vám aktivuje formulář vpravo, ketrý můžete upravovat.  Zde si nastavíte datum, kdy budete mít dovolenou - zda to bude celodenní dovolená, nebo např. pouze v pátek od 11hod. V poli zdroj dovolené si vyberete lékaře, pro které dovolená platí. I dovolená může mít svoji barvu. Potvrzení se provede stiskem tlačítkem Uložit.

Dovolenou můžete upravovat nebo rušit. Lze i vyhledávat podle lékařů. Dny dovolené se budou v měsíčním kalendáři lékaře jevit jako plně obsazené a na základní obrazovce budou označené barevným pruhem.
Vlevo v kalendářích pak uvidíte obsazenost jednotlivých dní v měsíci. Vytíženost se zobrazuje pomocí kostiček pod číslem dne a křížky znamenají 100% a vyšší.

EB_prac_doba_2

V dnešním díle zaměřeného primárně na definici pracovní doby jsme již na konci. Těšíme se na Vaše dotazy či komentáře. Příště se zaměříme na práci s denním rozpisem.

Nechejte nastavení na nás:

Rádi Vám se vším pomůžeme. Za zvýhodněnou cenu 500 Kč Vám nastavíme Knihu objednávek přímo ve Vašem softwaru. Zaškolíme Vás, pomůžeme se všemi funkcemi kalendáře 
a převedeme objednávky ze staré Knihy objednávek (kalendáře) do nové.
 

Stačí nás kontaktovat na uvedeném čísle či e-mailu níže a my už se o vše postaráme. Během pár minut budete mít vše rychle a pohodlně nastavené. Pokud máte více než dva kalendáře, cena se řeší individuálně dle platného ceníku. 

 

Kontakty:

PC DOKTOR / PC DENT
tel.: 246 007 844
e-mail: servisni.prace@cgm.com

DENTIST+
tel.: 246 007 890
e-mail: servisni.prace@cgm.com

AMICUS
tel.: 246 007 855
e-mail: servisni.prace@cgm.com

Další články na téma Kniha objednávek

Jak se Vám líbil článek?

Celkové hodnocení: 5/5