Kniha objednávek – 4. díl – Pokročilé a hromadné operace v Knize objednávek

Provedeme Vás kalendářem

Představujeme Vám Knihu objednávek v praxi. Přehledné video Vám nabízí všechny dostupné funkce a vychytávky kalendáře. Postupně, pomalu a v jednotlivých krocích Vám ukážeme, jak kalendář ovládat. Video si můžete pustit kdykoliv znovu. Pokud si nevíte rady a dáváte přednost vzdálené pomoci na telefonu, jsme tu samozřejmě pro Vás. Obraťte se na nás a se vším Vám velice rádi pomůžeme. Kontakty naleznete na konci článku.

Denní rozpis

Slouží pro jednoduchý přehled o návštěvách pacientů. Lékař a sestřička mají díky rozpisu detailní informace o pacientech (kontrolní rentgen, odběry a další).

Do denního rozpisu se dostanete kliknutím na požadovaný termín. Rozpis můžete vytisknout přes tlačítko tiskárny. Šablona pro tisk obsahuje základní údaje – čas, délku činnosti, jméno pacienta a naplánovanou činnost pacienta.

Denní rozpis si můžete upravit. V nastavení (ozubené kolečko) vpravo nahoře v okně rozpisu se nalézají sloupce pro tisk. Jednotlivé položky/sloupce přetažením z prava vložíte do tiskového pole. Sloupce můžete mazat, přidávat i řadit podle sebe. Po nastavení všech sloupečků kliknete vpravo dole na tlačítko Uložit jako. Zadáte název vlastní šablony a v denním rozpisu kliknete na tlačítko Nastavit jako výchozí, aby se Vám zobrazovala jako první a Vy ji nemuseli překlikávat.

Denní rozpis lze vytisknout přes tiskárnu tlačítkem Tisk nebo do textového souboru tlačítkem Tisk do souboru. Můžete také odeslat vybraným pacientům email. V tomto případě musíte mít v počítači nainstalovaného poštovního klienta, například Outlook nebo Thunderbird, nebo poslat SMS zprávu přes modul CGMesky.

SMS upozornění pacientům na objednání přes modul CGMesky

Nyní si ukážeme nastavení CGMesek. Přes ozubené kolečko -> Nastavení -> záložka CGMesky.
Zde si nadefinujete vzhled SMS, kterou pacientům posíláte. Zvýrazněné položky zastávají funkci pohyblivých polí. Tzn., že se místo nich doplňují data z knihy objednávek, tedy lékař, ke kterému je pacient objednaný, jméno pacienta při oslovení a datum a čas, na kdy má pacient přijít. Text jednoduše upravíte a políčka vložíte buď přetažením levým tlačítkem myši nebo kliknutím na určité políčko vpravo. Smazat je můžete tlačítkem Del nebo backspacem (tlačítko, kterým mažete text).

Můžete mít nadefinovaných více šablon, například při zvaní na kontrolu nebo odběry, na které musí pacient přijít nalačno. Pro tyto účely je tu možnost [x] Při odeslání CGMesky vždy vybrat šablonu.

Dále můžete využít odeslání SMS po uložení objednávky. Když zadáte objednávku pacienta do kalendáře, nabídne se Vám odeslání SMS pro pacienta, který bude s předstihem informován o termínu objednání.

Mnozí z Vás uvítají možnost automatického generování SMS zpráv pacientům před prohlídkou. SMS můžete zasílat i několik dnů předem. Každé ráno se Vám poté ve frontě SMS k odeslání zobrazí předdefinované SMS pacientům, kteří jsou objednaní například za tři dny. Informovat pacienty lze i na určité činnosti (vyšetření).

Jak jsme si již ukazovali, zvací SMSku můžete poslat pacientovi z přehledu denního rozpisu. Druhou možností odeslání je přímo v okně kalendáře – po kliknutí pravým tlačítkem myši na daný termín zvolte možnost Odeslat SMS. SMS zprávu můžete odeslat i na konkrétního pacienta. Ve všech případech se Vám otevře okno CGMesek, kde vidíte frontu zpráv připravených k odeslání. Můžete ještě před odesláním promazat některé zprávy nebo je změnit. Pokud se místo telefonního čísla zobrazí červený vykřičník, znamená to, že pacient nemá v osobních údajích telefonní číslo uvedené. Pro odeslání už stačí jen vpravo nahoře kliknout na tlačítko Odešli.

Pro zpětnou kontrolu existuje možnost zakliknout si v záložce Obecné možnost Zobrazovat ikony nad objednávkou po zaslání SMS/emailu/zapsání poznámky. Tento jeden klik Vám ušetří spoustu případného hledání.

Další možností, jak pozvat pacienty na objednané termíny, je formou emailů. Tato forma je bezplatná. Musíte mít ovšem nastaveného emailového klienta, jako je například Outlook nebo Thunderbird. V tomto případě si dávejte pozor na odesílání hromadných emailů více jak 50 pacientům, protože se může stát, že jejich emailová schránka vyhodnotí Váš email jako SPAM a rovnou jej zablokuje.

Docházka

Pokud Vám zavolá pacient, že se nedostaví, anebo Vám vůbec o své nepřítomnosti nedá vědět, je tu funkce docházka. V ní si můžete vést přehledy pacientů, kteří se nedostavili na objednaný termín.

Pokud Vám pacient zavolá, že se nemůže dostavit na sjednaný termín, klikněte si na jeho objednávku pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Omluvená absence. Pokud se ani neomluví a na konci dne zjistíte, že některý z pacientů nepřišel, kliknete si pravým tlačítkem myši a zvolíte možnost Neomluvená absence. Jeho objednávka získá barevný pruh a v přehledu jeho objednávek se už vždy bude ukazovat oranžově, jako omluvená, nebo červeně, jako neomluvená absence.

Do okna docházky se dostanete přes tlačítko Přehledy a vyberete možnost Docházka, kde máte možnost zadat termín, pro který chcete přehled zpracovat, případně si vyfiltrovat pacienty podle absencí. Těmto pacientům můžete opět z přehledu odeslat SMS nebo email.

Úkoly

Úkoly jsou primárně tvořené jako čekací list pro akutní nebo VIP pacienty, kteří uvítají dřívější termín, pokud se v kalendáři uvolní.

Do úkolů se dostanete tlačítkem Přehledy a volbou Úkoly. Nejprve si vyberete pacienta (viz pole nahoře pacient). Potom kliknete na tlačítko Nový. Předvyplní se vybraný pacient a platnost úkolu. Pokud se Vám uvolní místo pro daného pacienta, můžete mu nabídnout termín přes úkoly pomocí tlačítka objednat. Úkoly se také využívají pro zadávání úkolů sestrám či lékařům.

Vytvořené úkoly můžete filtrovat či vyhledávat podle názvu, jména pacienta nebo data.

Dodatečné informace o objednávce

Po rozkliknutí objednávky pacienta vidíte vlevo dole historii, co se s objednávkou dělo, kdy byla vytvořená, zda byl pacient přeobjednán nebo případnou informaci o odeslání SMS nebo emailu pacientovi. Je to rychlejší přehled u konkrétní objednávky, než jít přes historii odeslaných SMS pacientovi v modulu CGMesky a vyhledávat tam podle parametrů pacienta odeslané zprávy.

Jednotlivé možnosti nastavení nebo zobrazení tu probírat nebudeme, ale určitě Vám doporučím si je alespoň prohlédnout. Je zde mnoho užitečných funkcí. Pokud byste přesto z popisu nevěděli, co si pod zatržítkem představit, když na řádek najedete, zobrazí se Vám vpravo vedle textu oranžový otazník, pod kterým se skrývá nápověda.

To je z knihy objednávek pro dnešek vše. V příštím díle se zaměříme na práci s Online objednávkami přes službu CGM LIFE eSERVICES, jak si nastavit pracovní dobu a činnosti, aby se Vám pacienti mohli objednávat přes internet a sestřičkám odpadlo alespoň trošku práce s objednáváním pacientů po telefonu.

U dalšího článku brzy na viděnou.

Nechejte nastavení na nás:

Rádi Vám se vším pomůžeme. Za zvýhodněnou cenu 500 Kč Vám nastavíme Knihu objednávek přímo ve Vašem softwaru. Zaškolíme Vás, pomůžeme se všemi funkcemi kalendáře
a převedeme objednávky ze staré Knihy objednávek (kalendáře) do nové.
Stačí nás kontaktovat na uvedeném čísle či e-mailu níže a my už se o vše postaráme. Během pár minut budete mít vše rychle a pohodlně nastavené. Pokud máte více než dva kalendáře, cena se řeší individuálně dle platného ceníku.

Kontakty:
PC DOKTOR / PC DENT
tel.: 246 007 844
e-mail: servisni.prace@cgm.com
DENTIST+
tel.: 246 007 890
e-mail: servisni.prace@cgm.com
AMICUS
tel.: 246 007 855
e-mail: servisni.prace@cgm.com

Kniha objednávek - 1. díl - Základní používání a ovládání Knihy objednávek

Kniha objednávek - 2. díl - Výhody, proč používat Knihu objednávek integrovanou přímo ve Vašem ambulantním softwaru

Kniha objednávek - 3. díl - Základní a pokročilá nastavení pracovní doby