Jak správně řešit registrace pojištěnců v PC DENTu

V souvislosti s některými dodatky smluv s pojišťovnami se zvedl zájem o informace k registracím pacientů a následným dávkám registračních listů.
Každé zdravotnické zařízení registrující pacienty by mělo na konci měsíce (nebo období, za které vytváříte dávky) kromě běžné dávky posílat i dávku registračních listů. Jedná se o "speciální" dávku (typ 80), ve které jsou uvedeni všichni nově zaregistrovaní pacienti nebo zpravidla přírůstek od posledního vytvoření této dávky. Tento typ "registrační" dávky se vytváří také pro každou ZP pro všechny nově registrované pacienty.

Zde je nutné vyvrátit častý omyl, kdy někteří lékaři věří, že vykázáním kódu se automaticky provede i registrace – např. kódem 00900 nebo některým z kódů preventivních prohlídek (00901, 00902 nebo 00946, 00947). Není tomu tak a má to své logické důvody. Např. tyto kódy mají svá frekvenční omezení, která jsou delší než zákonná lhůta pacienta pro možnost změnit ošetřujícího lékaře (může dojít ke změně po 3 měsících).

Tento návod je dělen na tři části. V první se zabýváme samotným vytvořením nové registrace u pacienta, opravy či případným "oživením" registrace. Ve druhé části je popsána tvorba registrační dávky. Ve třetí pak jak si můžete protřídit kartotéku před samotnou tvorbou registrační dávky nahráním kontrolního souboru od zdravotní pojišťovny.

Obsah

• Vytvoření registrace, oprava registrace
• Tvorba registrační dávky
• Soubor s registrovanými pojištěnci od ZP

Vytvoření registrace, oprava registrace

Vytvoření registrace

Nejsnazším způsobem, jak zaregistrovat pacienta je kliknutím na tlačítko "Registrace" ve Vaší kartotéce.

Zobrazí se okno Registrace pacienta. Zde je potřeba kliknout na tlačítko "Ins Vlož" nebo zmáčknout klávesu INS. Automaticky se doplní datum registrace a adresa bydliště.

Nakonec je potřeba registraci uložit tlačítkem Ulož

Následně se zobrazí okno s tiskem registračního listu.

Oprava registrace

Pokud nastane stav, kdy potřebujete opravit datum registrace, způsob je podobný jako v kroku č.1. Kliknutím na tlačítko "Registrace" ve Vaši kartotéce se zobrazí okno Registrace pacienta. Zde je nyní možné kliknutím do jednotlivých políček přepsat datum registrace či opravit adresu. Po Vaší úpravě je nutné změny potvrdit kliknutím na tlačítko Ulož.

Jak znovu předat již existující registraci pacienta na zdravotní pojišťovnu?

Je možné, že budete potřebovat znovu zaslat již existující registraci pacienta z různých důvodů. Takovýto pacient má v okně registrace vyplněné pole "Datum předání" a případně i "Datum potvrzení". Datum předání odpovídá datu, kdy byla vytvořena registrační dávka. Datum potvrzení odpovídá datu, kdy byl do programu načten kontrolní soubor od ZP a následně jste registraci potvrdili. Pro znovu zaslání takovéto registrace je nutné datum předání i potvrzení smazat a změnu potvrdit tlačítkem Ulož. Pacient se poté při tvorbě registrační dávky znovu zařadí do seznamu nově odesílaných registrací na zdravotní pojišťovnu.
 

Tvorba registrační dávky

Registrační dávka se vytváří přes menu Pojištovna > Kapitace > Přehled kapitačních pacientů.

Zobrazí se okno registrovaných pacientů.

Zde vyberte, k jakému datu budete dávku vytvářet (předplní se konec měsíce), za jaký druh pojištění (předplní se 1 - veřejné pojištění), za jakého lékaře a pracoviště.
(o) Pacienti z ordinace – zobrazit pouze pacienty z ordinace
(o) Všichni pacienti – zobrazit registrace za všechny pacienty ze všech pracovišť kromě vyřazených

Po vybraní těchto kritérií klikněte na tlačítko Proveď pro zpracování pacientů. 

Následně se zobrazí seznam všech nově registrovaných pacientů. Pro vytvoření dávky je nutné kliknout na konkrétní zdravotní pojišťovnu, kterou chcete odeslat, a následně se zpřístupní tlačítko Dávka pro ZP. Klikněte na něj a zobrazí se okno registrací, kde je přednastaveno zařazení jen nových registrací (pacienti s datem registrace, ale bez data předání).

 
Kliknutím na tlačítko Proveď se zobrazí Vám již známé okno Parametry uzávěrky, kde poté pokračujete stejně, jako při vytváření běžné dávky.
 

Soubor s registrovanými pojištěnci od ZP

V této části článku se budeme věnovat možnosti, jak si jednoduše udělat pořádek v kartotéce. Tato část není povinná a pouze Vám může usnadnit práci.
Pojišťovny Vám v elektronické podobě mohou poskytnout soubor v datovém rozhraní, který obsahuje pacienty, které pojišťovna u Vás vede jako registrované.
Tento soubor program PC DENT umí zpracovat a porovnat stav s kartotékou. Nad porovnaným seznamem lze poté provádět hromadné operace.

Kde daný soubor získat?

Zde uvedené postupy jsou platné k datu vystavení článku. V případě dotazů kontaktujte přímo dané pojišťovny.

Pojišťovna 111

1. Přihlaste se na VZP Point.
2. Vyberte z levého menu [Nové podání].
3. Klikněte na záložku /Ručně zvolit podání/ a vyberte volbu Seznam registrovaných pojištěnců kde dni. Potvrďte tlačítkem [Vyplit formulář].
4. V dalším formuláři vyberte formát výstupu [Datové rozhraní]. Potvrďte tlačítkem [Uložit podání] a poté [Odeslat podání].
5. Pojišťovna musí Váš požadavek zpracovat, může to několik dní trvat.
6. Soubor se po zpracování zobrazí jako podání Seznam registrovaných pojištěnců. V pravém dolním rohu je soubor možné stáhnout.

Pojišťovna 205

1. Přihlaste se na portál 205 – https://portal.cpzp.cz/app/.
2. V menu Poskytovatelé zdr. služeb vyberte Prohlížení klientely.
3. Soubor je k dispozici pod odkazem Seznam registrovaných pojištěnců ve formátu podle datového rozhraní VZP.

Pojišťovna 211

1. Přihlaste se na portál 211 – https://eforms.zpmvcr.cz/eforms/ekomunikace?cmp=z-alfa.
   1. Poznámka: Přístupové údaje (Pin/Heslo) máte uloženy v modulu eDávky
2. Vyberte menu Smluvní zdravotnické zařízení a v podmenu Registrovaní pojištěnci.
3. Nastavte podmínky výběru a klikněte na tlačítko [Vyhledat].
4. Ve spodní části stránky je tlačítkem [Uložit platné registrace] možné soubor stáhnout.

Ostatní ZP

1. Přihlaste se na portál https://www.portalzp.cz/ a vyberte danou ZP.
2. V horním menu stiskněte Pro lékaře/PSZ a vyberte menu Výpis pojištěnců v registraci (v kapitaci).
3. Na stránce klikněte na odkaz Výpis pojištěnců v registraci.
4. Zvolte Typ "Soubor dle datového rozhraní" a poté Podepsat a zapsat.
5. Pojišťovna musí Váš požadavek zpracovat, může to trvat několik dní. Pravděpodobně Vás upozorní e-mailem o zpracování.
6. Soubor poté naleznete ve schránce (po přihlášení klikněte na odkaz Přehled zpráv ve schránkách).
7. Zpráva se jmenuje "Výpis registrovaných pacientů" a z ní si můžete stáhnout soubor přílohy s pacienty.

Soubory mám, co dál?

Stažené soubory můžete naimportovat do programu pomocí menu Pojišťovna > Registrace > Načtení souboru od zp

Soubor načtete pomocí tlačítka Načíst, otevře se průzkumník souborů a vyberte uložený soubor z počítače a klikněte na tlačítko Otevřít. Automaticky proběhne porovnání s kartotékou a poté nad seznamem můžete pracovat dle jednotlivých záložek.

(o) Neidentifikovatelní – pacienti, kteří jsou uvedeni v souboru, ale nejsou vedeni v programu, pomocí klávesy Insert je možné tyto pacienty založit do kartotéky.

(o) Chybějící registrace – pacienti, kteří jsou uvedení v souboru od ZP, ale v programu nemají uvedenou (platnou) registraci. Stiskem klávesy F7 je možno automaticky těmto pacientům registraci doplnit (obnovit). Pokud označíte více pacientů, provede se toto obnovení registrace u všech označených pacientů najednou. (Označení více řádků: Ctrl+myš nebo Ctrl-A.)

(o) Neplatná registrace – pacienti, kteří mají ve Vašem programu platnou registraci, ale v souboru tito pacienti nejsou uvedeni. Do seznamu nebyli zahrnuti pacienti s registrací příslušející jinému lékaři, s příslušností k jiné ZP a s registrací vystavenou až v období po zpracování dávky registrovaných pacientů. Klávesou F8 je možné tyto neplatné registrace ukončit. 
V případě, že se jedná o Vámi zaregistrované pacienty v poslední době, je pravděpodobné, že o těchto pacientech pojišťovna ještě neví. Těmto pacientům registraci nerušte.

(o) Uznaná registrace – obsahuje všechny pojištěnce, kteří byli ze souboru načteni (s výjimkou Neidentifikovaných), stiskem klávesy F9 je možno u těchto pacientů hromadně nastavit příznak potvrzené registrace, pokud jsou nějací pacienti uvedeni v seznamu 'Chybějící registrace', nebude jim tento příznak potvrzené registrace nastaven.

Na téma práce se soubory registrovaných pojištěnců jsme pro Vás také připravili VIDEONÁVOD
 

Pro automatickou kontrolu správnosti registrace před ošetřením pacienta použijte modul eKontrol - více informací najdete zde: eKontrol - online kontrola registrace pacientů nově i pro stomatology a gynekology